时间管理的四象限工作法

青山焱

    大家都知道，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量，有的焦头烂额，而有的轻松自如，问题出在哪里呢？就是分清工作的轻重缓急！在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。
      一、传统时间管理法的核心：以“急”为重
     低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套，天天处理“急事”，天天救火，在焦头烂额的同时，内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”！从而也就深陷其中而不能自拔，把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事，加上“成就感”作怪，员工是救火队员，干部是救火队长，整个组织就变为救火大队。
     大家可以仔细想想，救火队能够让财产升值吗？所以，忙是瞎忙。
     二、高效时间管理法的核心：先轻重，后缓急
     在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：
     1、第一象限是重要又急迫的事。
     举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。
     这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。
     本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。
     2、第二象限是重要但不紧急的事。
     案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。
     荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。
    这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
    3、第三象限是紧急但不重要的事。
    举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。
    表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
     4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
     举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
     简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
     现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

       我们应该把焦点放在重要而不紧急的象限里面。什么是重要的呢？我们每个人认为重要的事情可能不同，这取决于每个人价值观，价值观清晰的人，他很清楚什么对他是重要的。什么是不重要的。

     朋友，你是否天天在忙，是否忙得不得要领，认真领会时间管理的四象限工作法，它会让你的工作变得高效，工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。

三、时间管理象限法：你的一生如何度过？

　　大凡能够在事业上做出卓越成绩的人，都是时间管理象限的专家。有人曾粗略地统计过一个活到73岁的美国人对时间是怎么支配的：

　　睡觉：                               21年

　　工作：                               14年

　　个人卫生：                          7年

　　吃饭：                                 6年

　　旅行：                                 6年

　　排队：                                 6年

　　学习：                                 4年

　　开会：                                 3年

　　打电话：                              2年

　　找东西：                              1年

　　其他：                                  3年

　　看了上面的这一组数据，我们有何感受？是不是觉得有太多的时间都被荒废了？所以要想有效执行，一定要学会“时间管理象限”。

　　时间管理象限的出发点，在于学会处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。请看下图。

　　第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

　　第二象限是重要但不紧急的事。比如，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理建议等等。

　　第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。

　　第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第四象限徘徊。

　　现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

　　要学会把时间花在第二象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限，变得紧急。

　　日常事务的四个象限

　　第一时间管理象限：又紧急又重要

　　突发的危机事件

　　有时间要求的工作计划

　　事关大局的急迫问题

　　第二时间管理象限：重要但不紧急

　　制定计划、未雨绸缪的工作

　　改进方法、挖掘机会、提升能力

　　学习、健康、家庭、休闲

　　第三时间管理象限：紧急但不重要

　　朋友现在打电话要与你逛街

　　不速之客

　　某些电话、信件、邮件

　　第四时间象限：不重要又不紧急

　　某些闲聊的拜访或电话

　　有趣但无意义的活动，比如无休止地看肥皂剧、打牌、吹牛等。